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Postado em 14 de fevereiro por Alpha

Guia de Formatura: tudo que você precisa saber do começo ao fim


Há alguns anos você vivia a emoção de começar o curso na faculdade. Aposto que ainda se lembra do calouro perdido pelo campus que você um dia foi! E se […]


Há alguns anos você vivia a emoção de começar o curso na faculdade. Aposto que ainda se lembra do calouro perdido pelo campus que você um dia foi! E se você não lembra, é porque você ainda é esse calouro. Enfim, a graduação e a formatura são fases extremamente intensas da nossa vida.

É quando formamos boa parte de nossa conduta como profissionais. É quando conhecemos colegas que levaremos para sempre no coração e na lembrança. Além de ser a fase mais repleta de festas e churrascos.

A formatura é uma das celebrações mais comuns e tradicionais da nossa cultura. Afinal, é muito importante celebrar uma conquista como essa. Considerando que a formatura precisa de anos de preparo, deve-se considerar uma série de detalhes.

E é deles que falamos aqui! Absolutamente tudo que você precisa saber, do começo ao fim:

#1 Comissão de formatura

Tudo começa com a criação da comissão de formatura, lá no começo do curso. Essa é uma das primeiras etapas e é fundamental porque consiste em toda a organização da formatura. Veja:

Para que serve? Quais os cargos?

A comissão de formatura é o grupo de alunos que serão responsáveis por resolver todos os assuntos relacionados ao grande momento. Desde organização de estratégias para conseguir mais dinheiro, até a abertura da conta do banco e as decisões dos detalhes.

Em geral, existem 6 cargos para a comissão:

  1.    Presidente ou Coordenador Geral
  2.    Vice-Presidente ou Vice-Coordenador Geral
  3.    Tesoureiro ou Coordenador de Finanças
  4.    Vice-Tesoureiro ou Vice-Coordenador de Finanças
  5.    Secretário
  6.    Coordenador de Eventos

Os interessados nos cargos devem se candidatar e a votação deve ser feita com toda a turma. É importante ter, neste momento, algum representante da universidade. Seja o coordenador do curso ou mesmo alguém da reitoria.

Como fazer? Quando fazer?

Após as candidaturas e as eleições, deve-se criar um estatuto da comissão, regulamentando as próximas ações, direitos, deveres e cargos.

O momento ideal para iniciar as atividades relacionadas à comissão é já no primeiro ano de curso. No máximo no segundo.

Assim, os alunos têm mais tempo para organizar os detalhes e arrecadar mais capital.

Modelo de Estatuto para Comissões de Formatura

#2 Dinheiro da formatura

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A etapa de começar a pensar nas formas de arrecadar dinheiro para formatura já vem logo em seguida da criação da comissão. Ou seja, cerca de 3 anos antes da formatura.

Sabemos que toda turma quer fazer uma festa super inesquecível. Mas para isso é preciso ter a verba necessária. Então, quanto antes começarem as ações para isso, melhor!

Nós recomendamos que a comissão ajuste as estratégias anualmente. Sabemos que só as rifas não dão conta de todo o orçamento. E também que vender elas pode ser complicado!

Então é importante ter outras cartas na manga. Como festas, churrascos, rifas com prêmios diferenciados (ingressos para eventos, por exemplo), venda de outras coisas, realização de eventos do curso.

Enfim, uma série de ideias podem ser exploradas e adaptadas para cada curso.

Mas uma coisa é fundamental em todos os casos: os planejamentos e orçamentos.

Planejamentos

Bom, para alcançar qualquer objetivo é preciso planejar o caminho até lá, certo? Com a formatura não é diferente.

A forma mais fácil neste caso é começar listando absolutamente tudo que trará despesas. Desde a locação de lugares, até a decoração deles, passando por foto e vídeo, convites, iluminação dos ambientes, serviços gerais… Enfim, uma série de detalhes.

Para te ajudar com isso, sugerimos dividir o planejamento em 4 grandes tópicos:

Depois, você deverá subdividir essa lista, explorando as “despesas individuais” de cada tópico.

Por exemplo, para o baile, deve-se considerar despesas como: locação, som, cerimoniais, lembrancinhas, decoração, buffet, etc.

Orçamentos

Feito isso, a comissão terá organização suficiente para começar os orçamentos. O desafio aqui não é só encontrar bons orçamentos… Mas também manter a organização das empresas e serviços orçados para fazer a melhor escolha!

Nossa dica é que organizem os orçamentos em uma planilha, considerando os tópicos e despesas individuais.

E como sabemos que o tempo é curto, oferecemos uma planilha gratuita para planejamento financeiro de formatura:

Modelo de Planilha de orçamentos para comissão de formatura  

Arrecadação de fundos

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Existem várias formas de arrecadar fundos, você sabe! Mas é claro que é melhor optar pelas formas mais rápidas e mais eficientes.

Vamos deixar aqui algumas ideias de formas de arrecadar dinheiro para a sua festa. A ideia é te inspirar com algumas referências. Você pode ter novas ideias com base nessas, aplicando ao seu contexto e da sua turma. Confira:

  • Bazar de roupas e objetos em geral
  • Festas
  • Rifa com prêmio diferente (tatuagem, ingressos para eventos, cupom de alguma loja, etc.)
  • Venda de alimentos (nos intervalos das aulas todo mundo sente fome!)
  • Mensalidade

#3 Fotos e vídeos

Também é preciso pensar nas fotos e vídeos. Seja para as fotos dos convites ou para registrar as celebrações. As fotos eternizam cada momento da formatura. E com certeza você vai adorar ver elas anos depois.

Além disso, todos que se orgulham de você e estiveram contigo na graduação terão esses registros também. Tanto nos convites, quanto nas fotos do álbum.

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Indicamos que a comissão procure boas indicações de profissionais de foto e vídeo para confiar esse trabalho.

Por fim, tem um detalhe… As fotos podem ser motivo de dor de cabeça para as pessoas mais tímidas ou que não gostam de tirar foto..

Se for seu caso, saiba que isso não é um problema. Com algumas técnicas e práticas, você conseguirá se sentir à vontade para esse momento mesmo sem gostar muito…

Para os convites

O que você precisa saber sobre as fotos dos convites:

  • A escolha do lugar faz toda a diferença. Sua turma pode sim fugir das becas se quiser! Pode ser lugar aberto ou não, o importante é que o cenário combine com a ideia do convite.
  • As fotos devem ter tiradas com meses de antecedência ao pedido dos convites. A ideia é que a turma possa escolher as fotos do convite com calma, ajustando se necessário.
  • A empresa de convite de formatura deverá se responsabilizar a auxiliar a turma na definição do layout do convite com uso das fotos.
  • Pratique técnicas para driblar a timidez na hora do ensaio!

Registro das celebrações

Para garantir que as celebrações sejam eternizadas, a comissão deve garantir a contratação do profissional responsável pelas fotos e vídeos. Conforme falamos acima.

Diversas empresas de eventos disponibilizam o serviço de fotógrafos, então é só pesquisar o que for mais conveniente pra turma.

Pedir indicações para outras turmas também pode ajudar muito. Com a planilha de orçamentos fica fácil comparar as opções e fazer a melhor escolha.

Homenagens

Muitas turmas selecionam imagens e vídeos para fazer homenagens em telão, tanto na festa quanto na colação.

Essa é uma ideia super legal para deixar os eventos mais descontraídos para os formandos. Além de mostrar um pouquinho mais da jornada dos alunos para os convidados. Isso emociona todo mundo!

Se sua turma decidir fazer homenagens, deve-se considerar os eventuais custos para isso. A comissão deverá selecionar com os alunos as imagens que desejam exibir. E, se for o caso, escolher as homenagens com foto para professores.

Depois é só garantir que sejam exibidas corretamente nas datas das celebrações.

#4 Colação de grau

A colação é a sessão solene de oficialização de conclusão de curso. Com direito a becas, outorgação de grau pelo diretor e tudo mais, a colação é um dos momentos mais emocionantes da formatura!

Essa etapa também tem uma série de detalhes e você pode conferir todos eles no link abaixo:

Colação de grau: como acontece a sessão solene?

#5 Festa de formatura (e outras celebrações)

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A festa é o momento mais esperado, com certeza! Hora de comemorar, dançar, rir e tomar uns drinks com todos que você convidou pra curtir o momento contigo.

A festa de formatura também é a etapa com mais detalhes a considerar. Então vamos falar deles:

Lembrancinhas

As lembrancinhas de formatura são uma outra forma de tornar o momento único e com a cara da turma. As possibilidades são diversas para cada curso.

A turma pode pensar em lembranças temáticas com relação ao curso. Ou podem optar pelas ideias clássicas: kit ressaca, caixinhas com doces e referências à becas e canudos, por exemplo.

Considerando que os detalhes da festa devem ser vistos lá no começo do curso, com o planejamento financeiro, a turma terá tempo para pensar em algo legal.

Roupa para formatura

Para muitas pessoas essa é a etapa mais divertida! Escolher as roupas para formatura é também aproveitar cada minuto desse momento.

Considerando que são várias celebrações, é preciso escolher as roupas certas para cada ocasião.

No culto ecumênico ou missa, é recomendável escolher roupas de corte e cor mais neutras. Algo como um traje “social”: nem tão casual, mas nem tão extravagante.

Na colação de grau, a beca estará por cima. Então é válido pensar em uma roupa mais confortável. Mais quente ou mais arejada, dependendo do clima na região que você mora.

Porém, como é provável que você celebre a colação em um jantar ou algo assim depois, não deixe de caprichar!

Para o baile, vai de cada tipo de festa! Em geral os looks para o baile são mais elaborados: vestidos, ternos, etc. Por isso, vai do gosto de cada um escolher o que é mais confortável.

E para quem gosta de usar salto: não se esqueça de levar chinelos!

Decoração de formatura

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Uma outra etapa super importante e divertida da formatura é escolher a decoração dos ambientes. Esse momento permite deixar a criatividade fluir!

O ideal é reunir a turma quantas vezes for possível para que todos tragam ideias e referências. Assim, fica mais fácil de fazer votações, levantar preços e orçamentos, etc.

Veja 20 referências de estilos diferentes de festas aqui!

Outras formas de comemorar

É claro que nem todo mundo opta pela festa tradicional! Por isso, é importante ter algumas ideias em mente. Algumas formas de celebrar esse marco da sua vida:

  • Viagem
  • Churrasco/festa “normal”
  • Coquetel
  • Festas temáticas com tema não relacionado ao curso
  • Festas à fantasia

#6 Convites de formatura

Chegamos em uma das etapas que mais gostamos! As fotos e os convites são, com certeza, os registros mais importantes que a turma terá da formatura. Eles dão a cara de todas as celebrações e refletem toda a emoção da turma neste momento.

Dessa forma, aqui vão alguns detalhes a se considerar na etapa dos convites.

Lista de convidados

Antes de qualquer coisa os formandos devem fazer a lista de convidados e repassar para a comissão.

Só que fazer a lista pode não ser tão fácil quanto parece! Às vezes a gente não sabe bem por onde começar, quem chamar ou não… Afinal, não tem como convidar todo mundo, né?

Então, sugerimos que comecem a lista de forma “hierárquica”. Família, parentes, melhores amigos e depois outros convidados. Depois revise analisando se pode ajustar a lista.

Definição das informações do convite

Com o número de convidados, a comissão consegue estimar a quantidade de convites e direcionar melhor a escolha de acabamentos, materiais utilizados etc.

E este é o momento de definir também as informações do convite. Para deixa-los ainda mais perfeitos para a turma, é interessante escolher as mensagens por grupos.

Por exemplo, na hora das fotos, a turma divide os grupos de colegas mais próximos e cada grupo cria uma mensagem de agradecimento.

A comissão pode considerar também mensagem de agradecimento de toda a turma.

Quando solicitar

O ideal é solicitar os convites de formatura 1 ano antes. Isso dá aos formandos e à empresa responsável pela confecção tempo hábil para garantir que tudo seja feito com calma.

Dessa forma, os prazos de entrega variam de empresa pra empresa. Então é importante se planejar com sobra de tempo.

Ou seja, se as comissões se formam cerca de 3 anos antes da formatura e os convites 1 ano antes, até o momento de solicitar os convites toda a parte de arrecadação, orçamentos e definição de informações já deve ter sido feita.

Como escolher a empresa certa

Já que tem um monte de coisa pra levar em conta, você e sua turma certamente não querem arranjar dor de cabeça, né?

Então é importante escolher todas as empresas parceiras e fornecedores com cuidado! O mesmo vale para o convite. Na verdade, especialmente para o convite. Nossa dica para a escolha é que considerem os seguintes fatores:

  • Qualidade suficiente para fazer o que foi planejado
  • Diferenciais de atendimento e pacotes de serviços
  • Compromissos com prazos (comprovados por outras avaliações de formandos)
  • Pesquise a reputação da empresa no mercado

Resumindo…

Essas são absolutamente todas as etapas básicas para organizar qualquer tipo de formatura! Desde os planejamentos, até os detalhes para decoração, fotos e convites.

Para resumir aqui tudo o que falamos, podemos dividir a formatura, do começo ao fim, em 6 etapas:

  1. Comissão de formatura
  2. Dinheiro para formatura
  3. Fotos e vídeos

  4. Colação de grau

  5. Festa de formatura (e outras celebrações)

  6. Convites de formatura

Garanta que as seguintes ações sejam tomadas sem falta:

  • Abertura da comissão até 3 anos antes da formatura, com formalização por meio de estatuto;
  • Planejamento e orçamentos;
  • Estratégias anuais de arrecadação de dinheiro;
  • Definição de tema para celebrações;
  • Escolha de locações para fotos e eventos
  • Contratação do profissional de foto e vídeo
  • Definição de lembrancinhas e informações do convite
  • Garantir o máximo de organização que puder, do começo ao fim!

Esperamos ter ajudado! Não se esqueça de aproveitar cada momento, até os difíceis, porque logo você estará lembrando deles com saudade!

Por fim, para organizar tudo que você leu aqui em uma checklist objetiva, baixe nosso material gratuito:

checklist para organizar a formatura


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2 respostas para “Guia de Formatura: tudo que você precisa saber do começo ao fim”

  1. Vera Silva disse:

    Gosto muito do artigo do seu site. Estarei acompanhando sempre.Grata!!!

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