A comissão de formatura é um elemento chave na organização da formatura. Desde a arrecadação de fundos até a organização de todos os detalhes das festas, a comissão tem grande responsabilidade na formatura como um todo.
Esse é um momento muito importante da vida de qualquer estudante. Seja na primeira ou na segunda graduação, a formatura é a celebração mais gratificante que existe para quem tanto se esforça para concluir um curso! Por isso, hoje decidimos falar um pouco mais sobre a tal comissão.
Afinal, você já deve saber que, para organizar a formatura conforme a vontade de todos democraticamente, é preciso ter uma comissão de formatura. Continue lendo e saiba mais!
Qual a importância da comissão de formatura?
Bom, como você pode perceber na frase acima, em primeiro lugar a comissão é importante para conciliar as expectativas de todos da turma com relação à celebração e seus detalhes. Desde os convites, até a decoração, comidas, festa, colação de grau, etc.
Além disso, a comissão é a forma que os formandos têm de organizar tudo com antecedência. A arrecadação de fundos também é uma das responsabilidades do pessoal da comissão, embora todos devam colaborar e contribuir para isso.
De maneira geral, a comissão vai nortear todos os planos, ideias, expectativas e detalhes da formatura.
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O que exatamente é uma comissão de formatura?
Para que tudo ocorra com tranquilidade durante e até o dia da sua formatura, é necessário que se eleja dentre os alunos da turma, uma Comissão de Formatura.
Esta irá representá-los junto à Reitoria ou Direção das Instituições a qual pertencem. Tendo, então, um papel decisivo na elaboração de tudo o que envolverá seus futuros eventos.
Para tanto, basta que se convoquem os formandos, através de um EDITAL, para uma ASSEMBLEIA GERAL. Nesta, serão escolhidos os cargos de:
- Presidente e Vice-presidente
- Tesoureiro
- Secretário
- Social
- Conselho Diretor
Este último assumirá o papel de orientar os procedimentos da Comissão de Formatura. Seguidos os princípios da democracia, o próximo passo é fazer o registro em ATA do extrato das discussões e o resultado final das apurações da Assembleia.
Competências dos cargos
Caberá posteriormente aos eleitos a elaboração de um estatuto que regulamentará e dará suporte jurídico a todas as ações dos componentes da Comissão e das competências dos cargos. Como:
- Movimentações de conta
- Livro caixa
- Reprovação
- Desistência
- Penalidades
- Ajustes etc
O procedimento ideal para todos os trâmites burocráticos (ata, estatuto), é sempre fazer REGISTRO EM CARTÓRIO. Registros estes que darão legitimidade às decisões tomadas em Assembleia. Os passos serão descritos no organograma a seguir:
- Convocação em edital;
- Assembleia;
- Livro ATA;
- Eleições;
- Comissão de Formatura;
- Estatuto;
- Cartório – CNPJ;
- Conta-corrente.
Informações Complementares
Agora, entenda melhor como funcionam alguns dos itens da lista acima. Ao final, você encontrará um modelo completo de Estatuto social e também uma relação de cargos e funções:
Primeira convocação em edital
- Deverá ser feita com no mínimo 4 dias de antecedência;
- Presença obrigatória da totalidade da turma na primeira convocação;
- Serão sempre convocadas pelo Conselho Diretor.
- Todos os membros da turma escolhidos para ocuparem os cargos da Comissão de Formatura, terão, sobre si, a responsabilidade de sempre buscar o que melhor couber aos sócios. Dirigindo as discussões e decisões, servindo de agentes facilitadores na organização dos eventos.
A comissão como pessoa jurídica
A comissão age como uma empresa. Portanto, quem assina contratos, paga contas etc. Até mesmo a conta no banco estará vinculada a Comissão, e não aos presidentes ou integrantes da comissão.
Para tanto, é necessário criar uma pessoa jurídica (A Comissão). Isto pode ser feito através de um contador, por um valor que varia entre R$500,00 e R$1.000,00 reais (dependendo da localidade).
Não se engane: vale a pena pagar tais valores para evitar maiores problemas.
A arrecadação de capital
A arrecadação é realizada normalmente de duas formas:
- Cobrança de parcelas mensais;
- Realização de eventos.
A cobrança de parcelas mensais é praticamente obrigatória. Uma vez que a realização de eventos normalmente não consegue cobrir todos os custos da formatura.
Mas surge uma dúvida: Quanto cobrar?
Para isso precisa levar-se em conta a data da formatura, a quantidade de alunos se formando e a quantidade de capital a ser arrecadado.
Controle de despesas e receitas
Os tesoureiros têm a responsabilidade de publicar mensalmente um documento contendo todos os gastos e ganhos da formatura. Este documento é chamado de Fluxo de Caixa.
Como formalizar uma comissão de formatura?
Falamos anteriormente sobre a importância de registrar tudo em cartório e manter as decisões democráticas e formais.
Dessa forma, preparamos um tópico para falar somente sobre a formalização da comissão de formatura. Continue lendo para conferir e tenha acesso a um modelo de estatuto que preparamos para você!
Para que tudo ocorra conforme o esperado, será necessário iniciar um trabalho já no início da universidade.
Dessa forma, na conclusão do seu curso superior a comemoração seja da forma que você merece. O início disso, vem com a formação da Comissão de Formatura. A qual irá te representar junto à Reitoria da Universidade e na organização dos eventos de sua formatura.
Eleição: tipos, regulamento, assembleia e edital
O ideal é que essa Comissão seja formada já no início da faculdade. Muitas instituições já possuem no seu estatuto um regulamento para a formação da comissão de formatura e dão a devida orientação aos acadêmicos.
Porém, muitas ainda deixam a cargo da turma a formação e administração da comissão de formatura. Nesses casos, os alunos devem se reunir e eles próprios se organizar para a formação.
A criação de uma Comissão de Formatura pode ser de duas formas:
- Através de formação de chapas para a votação;
- Através de candidatura individual para a votação.
O mais indicado é a segunda opção, o qual a formação é feita de forma mais democrática.
Será necessário que alguém da turma organize a eleição com a ajuda de um representante da faculdade para que fique tudo muito transparente.
É imprescindível que comunique primeiramente a turma para que as pessoas possam se candidatar.
O comunicado pode ser feito através de Edital, e-mail coletivo, Blog, mídias sociais e outras ferramentas que façam que todos tenham conhecimento.
Deve ser estipulado um prazo de aproximadamente 10 dias para a candidatura, podendo variar para mais ou menos de acordo com a disponibilidade da turma.
Normalmente nessa segunda opção, o acadêmico se candidata para fazer parte da comissão de formatura, mas não sabe qual o cargo que deseja ocupar. Isso é definido posteriormente a votação.
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Membros da comissão: processo pós candidaturas
Concluído o período da candidatura inicia-se a fase para votação. Novamente deve ser enviado um comunicado a turma com o nome dos candidatos e marcando o dia da assembleia para eleição.
É importante que a turma seja imparcial no momento da votação. Deixando de lado os vínculos emocionais de amizade, analisando apenas os aspectos fundamentais como espírito de liderança, proatividade. E, acima de tudo, o senso de responsabilidade dos candidatos.
É indicado que uma Comissão de Formatura seja formado por 6 membros, sendo:
- Presidente ou Coordenador Geral
- Vice-Presidente ou Vice-Coordenador Geral
- Tesoureiro ou Coordenador de Finanças
- Vice-Tesoureiro ou Vice-Coordenador de Finanças
- Secretário
- Coordenador de Eventos
Esse número de integrantes é indicado para uma turma de 30 alunos, podendo variar para mais ou menos de acordo com a turma e a instituição de ensino. É importante que tenha ainda 3 suplentes para substituição em caso de desistência ou reprovação de algum dos membros.
Por ordem crescente de votos (do mais votado para o menos votado) será formado a Comissão de Formatura. O candidato com maior número de votos será o Coordenador Geral e assim sucessivamente.
Feito a eleição é necessário que seja feito a ata da eleição para que todos os presentes assinem. É importante também enviar um comunicado (por todos os canais de comunicação com a turma) para que todos tenham conhecimento dos membros eleitos para Comissão de Formatura, pois é comum que nem todos estejam presentes na assembleia.
Depois das eleições, quais as atribuições da Comissão?
Presidente ou Coordenador Geral: Toma decisões gerais, pesquisa valores, entra em contato com Buffet, Cerimoniais, Convites, Reitoria da Universidade, delega as funções para os demais membros da comissão e transmite todas as decisões para os demais formandos. Em síntese, coordena todas as ações da comissão.
Vice-Presidente ou Vice-Coordenador Geral: Auxilia o Presidente na tomada de decisão e na sua falta, este assume seu cargo.
Tesoureiro ou Coordenador de Finanças: Efetua pagamentos, cobra mensalidades e demais pagamentos de rifas e promoções, além de realizar demonstrativos mensais do fluxo de caixa e outros relatórios e extratos que se fizerem necessário.
Vice Tesoureiro ou Vice Coordenador de Finanças: Auxilia o tesoureiro nas suas funções e na sua falta, este assume o cargo.
Secretário: Registra através de ata, todas as reuniões da comissão e das assembleias gerais, para que sempre haja prova das decisões tomadas.
Coordenador de Eventos: Responsável pela organização de festas, eventos, rifas e outras promoções, a fim de arrecadar fundos.
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Estatuto Social
Uma vez definido os integrantes da Comissão e cada qual tendo conhecimento da função que deve exercer, é importante estabelecer as regras gerais da comissão, sendo redigida em um documento chamado Estatuto.
No Estatuto deve conter todas as informações relativas aos eventos da formatura, mensalidades, dados dos associados com seus direitos e obrigações. É importante que depois de estabelecido o Estatuto, que seja lido em Assembleia Geral com todos os formandos, colhido assinatura e posteriormente registrado em cartório.
Veja com atenção o modelo anexado e acrescente o que achar necessário.
Modelo de Estatuto para comissão de formatura Gratuito
Você pode consultar nosso modelo de estatuto de comissão de formatura gratuito clicando nesse link:
[TEMPLATE] Modelo de Estatuto para Comissões
Formalização
Muitas instituições de ensino exigem a formalização da Comissão de Formatura. Para isso é necessário criar-se uma empresa com inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). Dessa forma, a comissão passa a ser uma empresa, cujos representantes legais são os integrantes da Comissão de Formatura.
O custo para abertura da empresa pode variar entre R$500.00 (Quinhentos reais) e R$1.000.00 (Um mil reais) e é feito através da contratação de um contador.
Mesmo que não seja exigência da Universidade é importante analisar a viabilidade da abertura da empresa para evitar problemas futuros aos membros da comissão. Conforme mencionamos no comecinho deste material.
Administração dos Recursos Financeiros
Antes mesmo de iniciar a administração dos recursos financeiros da comissão de formatura é necessário providenciar a abertura da conta corrente da Comissão de Formatura, conforme consta no Estatuto.
O ideal é abrir a conta no nome da Empresa. Caso não tiver empresa, é interessante que a conta seja aberta no nome de 3 integrantes da comissão (presidente, tesoureiro e vice). Qualquer pagamento só poderá ser efetuado mediante assinatura dos 3 membros.
Feito isso, é necessário definir o planejamento da comissão. Deve-se reunir todos os membros e analisar a viabilidade dos eventos da formatura para se projetar um valor estimado dos gastos para a partir daí definir uma meta, a qual a comissão de formatura deverá trabalhar para alcançá-la.
Exemplo
Se a Comissão em comum acordo, definir que desejam realizar tantos eventos, os quais estima-se gastar R$120.000.00. Deve-se então, fazer um planejamento em cima de alcançar tal meta, para realizar todos os eventos planejados.
A partir daí, define-se o valor das mensalidades e as promoções que poderão ser realizadas para alcançar a meta, considerando uma margem de segurança de mais ou menos 20%, que poderá sofrer interferência devido à oscilação no número de formandos.
É importante reunir-se em assembleia para passar aos demais as decisões tomadas, a fim de deixar todos comprometidos com a causa.
Também é importante definir as multas e juros a serem cobrados em caso de atraso. Juridicamente, o valor da multa fixa é de 2% (independente dos dias em atraso) e 1% de juro ao mês.
No caso das mensalidades, deverá ser emitido boleto mensal, o qual já deve constar tal informação. Em caso das promoções, esse valor deve ser cobrado pelo tesoureiro, no momento que o formando faz o pagamento.
É muito importante que todas essas informações constem no Estatuto da Comissão, para evitar problemas com os demais formandos.
Depois de estabelecidos todos esses fatores, é só trabalhar para concluir o tão sonhado ensino superior e realizar uma comemoração à altura da conquista alcançada.
VEJA TAMBÉM: 5 Dicas infalíveis para a comissão de Formatura
Conclusão…
Será preciso paciência e organização, mas tudo valerá à pena! Se você concluiu a leitura e quer saber ainda mais sobre como criar a comissão de formatura, bem como as funções de cada cargo, baixe nosso material gratuitamente:
