Em meio ao TCC, às provas finais, às atividades extracurriculares e aos trabalhos, é de se esperar que a preparação para festa de formatura fique em segundo plano em determinados momentos.
No entanto, é extremamente importante que a organização desse evento tão esperado pelos alunos ocorra com antecedência.
Há turmas que já iniciam o curso formando a comissão de formatura e planejando meios de arrecadar dinheiro para a festa, outras, deixam para o fim.
A última opção é perigosa, pois pode prejudicar o sucesso do evento. Portanto, é mais seguro se preparar com antecedência.
Como organizar a preparação para festa de formatura?
Para te ajudar a se situar, separamos algumas dicas sobre cada um dos itens que devem ser definidos para preparar a festa de formatura saia de acordo com o planejado. Confira!
Comissão de formatura
O primeiro passo é formar a comissão de formatura, que é o grupo que representa todos os alunos e é responsável por toda a preparação para festa de formatura.
Entretanto, embora a comissão resolva todas as questões acerca do evento — como ter ideias de como angariar recursos e buscar bons fornecedores —, as decisões são tomadas em grupo.
Façam reuniões, já que é através delas que toda a turma participa da votação das alternativas e define as questões importantes.
O número de membros da comissão de formatura varia de acordo com a quantidade de alunos do curso e, ainda, são distribuídos cargos (presidente, vice, secretário, tesoureiro, etc) para que cada um esteja ciente de sua função.
Lista de convidados
A lista de convidados impacta diretamente no orçamento e no tamanho do evento. Dessa forma, defina o quanto antes para que você possa ter noção do número de pessoas que estarão presentes na festa.
Obviamente, com o decorrer do tempo, a lista poderá sofrer alterações. Porém, é necessário ter um número médio desde o início para que o planejamento inclua a todos e esteja pronto para essas variações.
Arrecadação de dinheiro
O custo atrelado a esse tipo de evento é alto e, por esse motivo, a organização financeira é fundamental.
Primeiramente, é necessário que vocês façam uma pesquisa para ter noção do investimento que será realizado.
Após isso, defina o valor da mensalidade.
Mas, além das mensalidades, há outros meios de angariar recursos para o fundo de formatura.
Cervejadas, rifas e bazares são excelentes alternativas para conseguir dinheiro para a preparação da festa de formatura.
Data e local
Tenha em mente que a data e o local da festa de formatura são fatores cruciais que vai nortear toda a organização do evento.
Ainda que a colação oficial fique a cargo da faculdade, a turma tem a opção de planejar uma colação comemorativa e ter a liberdade de escolher a data da festa, mediante a disponibilidade do local e o orçamento estabelecido.
Como o período de formatura é demasiadamente concorrido, é necessário definir esses pontos antecipadamente, especialmente se houver um fornecedor específico como foco.
Faça um reunião com todos os alunos afim de tomar decisões e levar me consideração sobre os outros eventos que circundam a formatura, como o jantar dançante.
Decoração
Geralmente, a decoração da festa traz elementos que remetem ao curso, como cores e até mesmo objetos.
Porém, não há regras. Na verdade, a maior dificuldade nesse quesito é fazer com que todos estejam de acordo com a escolha.
As reuniões podem ser um tanto quanto calorosas, mas, no final, as melhores decisões serão tomadas através do diálogo.
Buffet
Normalmente, os buffets oferecem mais de uma opção de entrada, prato principal, sobremesa e petisco, além de retirar e incluir itens segundo o desejo do cliente.
Comece por coisas simples, o que servirão por exemplo. O principal é definir qual é a proposta do evento: formal, com o jantar sendo servido à mesa, ou informal, com os próprios convidados se servindo?
Dentro do buffet também são incluídas as bebidas, como água, refrigerante, suco e alguns alcoólicos, como vinho e cerveja. Para drinks, é preciso contratar um serviço de bar.
Atrações
Para que a comemoração seja inesquecível e divertida, as atrações são indispensáveis. Portanto, investir em entretenimento é fundamental.
Contratar um DJ ou uma banda para agitar a festa e apostar em itens como cabines fotográficas, lounges e adereços para os convidados certamente fará muito sucesso!
Use o valor extra arrecadado citados acima pra contratar atrações adicionais.
Foto e filmagem
Escolha registrar sua festa pela lente de um profissional, mesmo que atualmente todos tenham celulares e câmeras.
Fora que, dessa maneira, as pessoas poderão se preocupar mais em aproveitar a festa do que em tirar fotos.
Então, contratar uma equipe qualificada para eternizar a comemoração dessa grande conquista é essencial.
Lembrancinhas
As lembrancinhas são objetos especiais que remetem a esse dia tão marcante.
Apesar de haver muitas opções no mercado, o mais interessante é optar por um item que tenha a ver com o curso e, se possível, personalizá-lo.
Afinal, toda vez que você ver ou usar este item, uma surgirá uma memória deste momento único na vida do estudante.
Vale ressaltar que esse é um dos poucos itens da preparação para a festa de formatura que pode ser feito individualmente por cada formando.
Vale ressaltar que esse é um dos poucos itens da preparação para festa de formatura que pode ser feito individualmente por cada formando.
Convites
Os convites de formatura são, literalmente, o início da festa, então é importante transmitir o que vai ser o evento.
Além disso, ele também será uma lembrança eterna, tanto da conquista em si quanto do momento vivido.
Na era digital, onde tudo é virtual, frio e distante, receber um convite impresso e personalizado em mãos faz toda a diferença.
Pode-se dizer até mesmo que, ironicamente, gera uma conexão diferenciada.
Portanto, vale a pena investir nesse item tão importante, capaz de refletir toda a emoção que a realização da festa carrega.
Afinal, é emocionante se dedicar em prol de um objetivo por 4, 5 ou 6 anos e, finalmente, alcançá-lo.
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