É recorrente a preocupação dos formandos com relação a escolha da empresa de formatura responsável por organizar os eventos. Estamos sempre cercados de notícias ruins e é fundamental escolher uma empresa de confiança para não ter dor de cabeça.
Então, se sua turma optou por contar com o suporte desse tipo de empresa e agora chegou a hora de decidir: você não pode deixar de conferir nossas dicas abaixo.
Além disso, se a comissão de formatura ainda não decidiu com certeza, confira também mais sobre como funciona para direcionar a decisão. Vamos lá?!
Contratar ou não uma empresa de formatura?
Essa escolha depende totalmente do que a turma espera para a formatura. Portanto, ao contratar a empresa, ela se responsabiliza por diversas questões que seriam trabalhosas para a comissão.
Desde a infraestrutura até a disposição dos elementos de decoração nos ambientes das cerimônias. Incluindo serviços de buffet, música, etc. Enfim, a infraestrutura como um todo.
Se sua turma deseja esse suporte para garantir mais praticidade na organização, devem sim optar por contratar uma empresa de formatura. Caso queiram cerimônias menores, pode ser melhor deixar tudo nas mãos da comissão.
→ [BLOG] Formatura: guia completo com tudo que você precisa saber do começo ao fim!
Como funciona?
Se sua turma escolher contratar uma empresa de eventos para organizar a festa de formatura, é importante saber com detalhes os serviços oferecidos para poder calcular as vantagens da contratação.
Em geral, esse tipo de empresa costuma oferecer os seguintes serviços:
- Infraestrutura e locação dos ambientes
- Buffet, cerimoniais, decoração e entretenimento
- Foto e vídeo para formatura
- Assessoria jurídica e financeira para fechamentos de contratos
- Em alguns casos, indicações ou parcerias para os convites de formatura
Ou seja, basicamente a contratação da empresa de formatura consiste na assessoria profissional para organização de eventos.
Como escolher a empresa certa para preparar sua formatura? 4 dicas em passo a passo
Se você e sua turma optarem pela contratação, nossa dica é que sigam as etapas que preparamos a seguir para garantir a maior segurança possível neste processo. Veja:
#1 Levantamento de opções: pesquisa e recomendações
Tudo começa com o levantamento das opções de empresas disponíveis no mercado. Desde pesquisa na internet até as indicações e recomendações de outras turmas, tudo é válido.
Esse ainda não é o momento de filtragem, então é preciso considerar todas as opções para depois começar as análises mais a fundo.
→ [BLOG] Roupa para formatura: o que vestir em cada evento?
#2 Análise do portfólio das empresas
A melhor forma de filtrar suas opções é fazer uma análise severa do portfólio das empresas. Vendo o que elas já fizeram por outros formandos, você e seus colegas poderão ter uma noção se os serviços oferecidos atendem suas expectativas.
Esse é o momento em que algumas opções devem ser eliminadas e a atenção deve ser redobrada. É importante atentar não só para a qualidade da empresa de formatura, mas para sua reputação no mercado através de sites como o Reclame Aqui e outros que apontam o nível de satisfação dos clientes.
Procurem olhar avaliações, depoimentos, eventos passados e tudo que for possível para garantir a melhor filtragem possível e partir para a etapa 3 só com as melhores opções em “mãos”.
#3 Comparação de preços e serviços na planilha de orçamentos
Daqui em diante, é a hora de pensar no dinheiro. Agora que vocês tem as melhores opções de empresa de formatura, é preciso avaliar o que vale a pena ou não com base na comparação preços x serviços.
A etapa 3 é o momento de solicitar diversos orçamentos e registrar todos eles em um só lugar. Para te facilitar a vida, fizemos uma planilha específica para planejamento financeiro de formatura. E você pode baixá-la gratuitamente clicando abaixo:
→ [PLANILHA] Controle de orçamentos para comissão de formatura!
Registre todos os orçamentos e você terá um bom comparativo de prós e contras em cada caso, direcionando as negociações.
#4 Negociações
Por fim, as negociações que mencionamos acima: a etapa em que somente as opções verdadeiramente viáveis para a turma estão em jogo. Se você tiver seguido todas as etapas acima à risca, será super fácil manter a organização neste 4º passo.
Assim sendo, conhecendo a empresa, seus serviços e o orçamento previsto, as negociações podem ser direcionadas da melhor forma para a turma.
Esse pode ser um momento trabalhoso para a comissão de formatura, até porque envolve uma responsabilidade grande! E sabemos que o maior receio é sempre o dinheiro: ter as melhores opções, mas descobrir que elas não cabem no orçamento.
A solução para isso é simples: planejamento severo do começo ao fim! E mais uma vez te convidamos a baixar um material nosso que pode te ajudar imensamente. A planilha de orçamento para a comissão.
Por fim, o download é gratuito e com esse Ebook será possível fazer um ótimo planejamento: