Em primeiro lugar, você está prestes a ler um de nossos conteúdos gráficos exclusivos. Nosso Checklist definitivo de como organizar sua festa de formatura. Dessa forma, disponibilizamos ele aqui para leitura, mas se você quiser baixar em formato pdf, basta clicar abaixo:
Caso queira realizar a leitura agora, continue descendo:
Cheklist definitivo para organizar a formatura do começo ao fim!
Por isso, para manter a organização e não esquecer de nada quando precisamos planejar algo, as checklists sempre caem como uma luva! Você, formando, deve saber disso em função dos estudos. Portanto, esse checklist definitivo de como organizar sua festa de formatura vem com esse propósito.
Então, selecionar os pontos mais importantes e afazeres indispensáveis, para que depois seja possível somente acompanhar o que já foi feito pode garantir uma organização infinitamente maior para os formandos e comissões.
E para facilitar sua vida, preparamos este material com checklist dividida em categorias, que funcionam quase como “etapas” que você vai vivenciar ao longo do planejamento da formatura. Vamos lá?
Introdução
A princípio o diploma e a formação acadêmica são conquistas que merecem a comemoração em grande estilo! Você batalhou e se esforçou muito para chegar até aqui, por isso, merece vivenciar uma celebração que seja inesquecível.
Entretanto, você também deve saber que essa pode ser uma tarefa trabalhosa, que requer muita organização e a colaboração de todos, para que tudo saia conforme o esperado.
Então, vamos fazer valer o seu esforço de tantos anos e também os investimentos da turma na formatura! Como? Com organização e planejamento prévios!
Como resultado, preparamos este material para que você possa usá-lo, junto à turma e à comissão, e definir melhor os prazos, ideias, orçamentos e demais etapas da formatura. Por isso, ao contrário do que você pensa, a formatura começa já no começo da faculdade, quando se forma a comissão de formatura. Sendo assim, vamos partir deste momento:
Geral: Comissão de formatura e primeiros anos
- Iniciar a comissão de formatura (definição de cargos e atribuição de tarefas, etc.)
- Criar o Estatuto da Formatura (Confira nosso modelo de Estatuto aqui)
- Pesquisar, mesmo que como rascunho, o que todos da turma desejam na festa (banda, enfeites, coquetel, buffet, jantar ou baile, cerimônia religiosa ou culto ecumênico, etc.)
- Estipular o número de alunos interessados em participar (listando contato de todos)
- Pensar em formas de arrecadação de fundos para a festa (rifas, eventos, etc.)
- Determinar o valor da cota com base no número de alunos e nos detalhes do rascunho
- Abertura da conta corrente da comissão
- Compor uma lista com o número de convidados por convite
- Junto à coordenação do curso, definir a melhor data para a colação de grau
- Com base nessa data, definir também a data do baile
- Inicializar pesquisas com empresas de formatura e de convites de formatura
- Produzir os contratos para cada formando
- Elaboração e envio dos carnês de mensalidade
- Começar a arrecadação dos fundos
Convites de formatura: 1 ano antes
- Votação para escolha da empresa de convite de formatura
- Definição das informações e demais detalhes do convite, em reunião com todos
- Estabelecer o briefing dos convites (modelo, envelope, design, acabamentos, quantas fotos, capa, etc.) junto à empresa escolhida
- Analisar orçamentos com base no número de convites de cada formando
- Certifique-se de fazer uma conta de convites extras para cada formando
- Escolher a empresa de formatura responsável por organizar o evento
- Verificar a viabilidade da execução do planejado no local sugerido pela empresa
- Listar candidatos a paraninfo, orador, homenageados, quem fará o juramento, patrono, etc.
- Definir os trajes com a turma para as solenidades e demais celebrações (inclusive para o dia das fotos)
- Escolha da empresa de buffet, se for o caso
Foto e vídeo: até 10 meses antes
- Antes, ou logo depois, de fechar com a empresa de convites, procure pelas empresas de foto e vídeo
- Dia das fotos para os convites
- Designar o pacote de foto e vídeo para registro da celebração
- Se for o caso, negociar o aluguel/compra de becas
- Marcar a data de retirada das becas
- Agendar e confirmar a presença da equipe de foto e vídeo nos dias das solenidades
Homenagens
- Criar os discursos e homenagens para:
→ Paraninfo
→ Patrono
→ Em nome da turma
→ Docentes e demais colaboradores
→ Decidir como serão presenteados os homenageados (placas, lembrancinhas, etc.)
Celebrações: coquetel, colação de grau, missa/culto, cerimônia e baile
- Recolher as fotos que serão exibidas no telão durante o baile (se for o caso)
- Escolher um dia para entrega dos convites (pelo menos três meses antes)
- Preparar informativo com todas as datas e horários, para os formandos
- Divisão de mesas de cada formando e seus convidados
- Agendar o ensaio da colação de grau, se for o caso
- Acertar os detalhes finais com a empresa de formatura
- Confirmar todos os detalhes com cerimonial, banda, fotógrafos, etc.
- Para a missa/culto: definição do aluno que irá ler repertório, oração, agradecimento, etc.
O grande dia!
Sendo assim, quando chegar o grande dia, preocupe-se somente em aproveitar cada segundo! Até o frio na barriga com direito a ansiedade faz parte da celebração como um todo e é fundamental que você viva cada detalhe dessa jornada.
Pois, a formatura é o fim de um ciclo e o início de outro. Por isso, garanta que esse marco tão especial saia conforme tudo o que foi planejado!
Enfim, esperamos ter ajudado, conte com a Alpha Convites para fazer seus convites, nós não erramos! 🙂
Por fim, quer ter esse checklist definitivo de como organizar sua festa de formatura? Então faça o download gratuito clicando abaixo:
